Effectuer une analyse des parties prenantes pour l'examen de certification PMP

Pour la certification PMP, il est important que vous compreniez quelles parties prenantes sont influentes, qui sont concernées et qui peuvent aider ou nuire à votre projet. pour vous aider à développer des stratégies pour maximiser l'influence des supporters du projet tout en minimisant l'influence des résistances.

Tous les intervenants n'ont pas le même degré d'influence sur votre projet. De plus, tous les intervenants ne s'intéressent pas tellement à votre projet. Certaines parties prenantes seront affectées positivement par votre projet et d'autres négativement.

Les trois étapes pour analyser les parties prenantes sont

  1. Identifier les parties prenantes.

    Cette étape initiale comprend l'identification et l'enregistrement des rôles, des intérêts, de l'influence et des attentes des parties prenantes. Après avoir identifié et enregistré les informations sur les parties prenantes les plus communes, vous pouvez développer la liste en interrogeant les parties prenantes identifiées afin de découvrir d'autres parties prenantes.

  2. Classer les parties prenantes.

    Classer les parties prenantes en fonction du degré potentiel de soutien, d'influence et de pouvoir qu'elles ont sur le projet.

  3. Évaluer le soutien.

    Réfléchissez à la façon dont chaque partie prenante réagirait dans diverses situations. Ensuite, déterminez la meilleure façon de les influencer pour améliorer leur soutien à votre projet et minimiser toute influence négative qu'ils pourraient exercer.

Une façon de consolider l'information des parties prenantes est de créer une grille qui met en correspondance les positions des parties prenantes entre deux variables. Disons que vous voulez savoir qui a le plus d'influence et qui est le plus favorable à votre projet. Vous pouvez créer une grille Power / Support. Vous analysez les parties prenantes pour déterminer si elle est une avocate, neutre ou une résistance et si elle a une puissance élevée, moyenne ou faible.

Le Guide PMBOK montre un exemple de grille Power / Interest. La grille dans le Guide PMBOK est une grille de 2 x 2, et celle-ci est de 3 x 3. Point étant, vous pouvez créer n'importe quel type de grille, selon ce que vous pensez être le mieux pour le projet, mais l'objectif global est de développer une stratégie de gestion des parties prenantes et de planification des communications de votre projet.

  • Résistance: A résistance active et vocale ne supporte pas votre projet. Il peut perturber votre projet et prendre le temps d'essayer de travailler avec lui. Vous voulez trouver des moyens de montrer à la résistance le WIIFM (Qu'y a-t-il pour moi?) en supportant votre projet. Vous pouvez également essayer de trouver des moyens de minimiser son influence sur le projet.

    Voici un exemple: Une résistance pour le centre de la petite enfance peut être un employé sans enfant qui préférerait voir l'espace utilisé comme zone d'entraînement.

  • Neutre: Un acteur neutre ne soutient pas ou ne porte pas atteinte à votre projet. Idéalement, vous voulez qu'elle soutienne votre projet, mais elle ne fera aucun mal en étant neutre. Un intervenant neutre pour le centre de la petite enfance pourrait être une personne sans enfants qui ne se soucie pas de savoir s'il y a un centre de la petite enfance sur place.

  • Avocat: Un défenseur est activement et vocalement en faveur de votre projet. Essayez de trouver des moyens de l'encourager à exprimer son soutien et à essayer de maximiser son influence. Un défenseur du centre de la petite enfance pourrait être quelqu'un avec un ou plusieurs enfants qui utiliseront le centre et est ravi d'avoir une garderie de qualité à proximité.

En utilisant la liste des parties prenantes que vous avez identifiées, vous pouvez ensuite les tracer sur une grille Power / Support.

Le scénario du centre de la petite enfance est une situation inhabituelle car il y a peu de résistances. Dans la plupart des projets, vous en aurez généralement au moins quelques-uns. Par exemple, une résistance pourrait être quelqu'un qui aime le statu quo et ne veut pas de changement. Cependant, dans le cas d'un centre de la petite enfance, ce qui améliorera la qualité de l'équilibre entre le travail et la vie personnelle, peu de gens se prononceront probablement contre.

Vous pourriez être en désaccord avec une partie du placement des parties prenantes sur cette grille. Dans le monde réel, le chef de projet et l'équipe discuteraient du placement et travailleraient ensemble pour arriver à un consensus sur le placement et la bonne stratégie.

Une autre façon de catégoriser les parties prenantes est d'analyser les types de rôle qu'elles ont sur le projet:

  • Pilote: Une personne qui a l'autorité pour déterminer la direction du projet et prendre des décisions affectant le projet. Morgan Cuthbert est chauffeur pour le centre de la petite enfance.

  • Supporter: Une personne qui fournit de l'aide ou des ressources utilisées par le projet pour atteindre les objectifs. Les directeurs de département qui fournissent des membres de l'équipe pour travailler sur le projet sont des supporters.

  • Observateur: Personne qui n'interagit pas avec le projet ou n'influence pas directement celui-ci. Le vendeur de services de conciergerie est un observateur.

Cette information est entrée dans le registre des parties prenantes avec les informations de la grille Power / Support.

Vous pouvez voir différents noms pour la grille des parties prenantes. Par exemple, intérêt / influence, intérêt / soutien, pouvoir / intérêt, etc. L'important est de comprendre les variables qui sont évaluées.