Comment choisir le bon outil de communication en tant qu'analyste d'affaires

L'outil ou la méthode de communication que vous choisissez , le but, et le donneur de message de la communication (en tant qu'analyste d'affaires, vous pouvez créer des communications pour les autres à livrer). Lors de l'évaluation des outils de communication, tenez compte des éléments suivants:

  • Nombre de personnes impliquées: Ce qui fonctionne bien pour 10 personnes peut ne pas fonctionner correctement pour 80.

  • Type d'information à partager: Partagez-vous verbalement? ou une information visuelle? Si c'est visuel, partagez-vous du texte, des illustrations, des photos ou des vidéos? Certains outils sont mieux adaptés aux visuels que d'autres.

  • Quantité ou volume d'informations à communiquer: Quelques paragraphes d'informations peuvent nécessiter 20 minutes et une méthode de communication différente d'un document de 40 pages nécessitant 2 heures.

  • Fréquence d'échange: Considérez "pourquoi", "combien de fois" et "dans quel but? "Selon votre besoin, la solution peut être une réunion d'équipe hebdomadaire, les membres de l'équipe communiquant des informations sur le projet trois fois par jour, ou un sponsor fournissant des mises à jour trimestrielles aux utilisateurs de la solution.

  • Désir / besoin de discussion ou de réponse: Votre approche peut différer si les communications doivent être bidirectionnelles / aller-retour par rapport à un aller simple, comme pour les annonces ou le contenu diffuser.

  • Sensibilité du message et réaction attendue de l'audience: Vous devez prendre en compte la confidentialité et la sécurité:

    • Confidentialité: Parfois, les gens réagissent de manière inattendue aux impacts organisationnels des solutions. quel est le meilleur moyen de livrer les messages afin que les gens les entendent comme prévu. Examinez s'il est logique que les membres du groupe se connectent individuellement (les réactions personnelles sont plus personnelles) ou en groupe (les réactions sont plus publiques et expérimentées avec le groupe).

      Les sujets sensibles peuvent être mieux discutés en temps réel au lieu d'être envoyés par e-mail pour être lus seuls et interprétés. Configurez des appels individuels ou une conférence. Pour les groupes plus importants, utilisez une conférence téléphonique ou une conférence vidéo / Web, suivie d'un courrier électronique pour mettre en évidence les points clés du message.

    • Besoins de sécurité: Quelle est la sensibilité du message? Mettre en œuvre des méthodes de protection de l'information le cas échéant. Si la confidentialité est requise, mais que la conversation ou la téléconférence n'est pas possible, veillez à utiliser le cryptage de sécurité sur le courrier électronique.

      Considérez également les paramètres de document qui interdisent l'impression ou la transmission de documents. Si vous utilisez un téléphone ou une conférence Web, désactivez les paramètres permettant aux participants d'initier ou d'enregistrer des enregistrements de la session.

  • Besoin de communication en direct: Les outils de téléphonie ou de conférence sont de bons choix pour les situations où l'information et les réactions sont discutées immédiatement. Si les sujets nécessitent un examen ou une réflexion approfondie avant la discussion, utilisez une approche différée ou hors ligne. Par exemple, envoyez des informations à l'avance pour la pré-lecture, mais discutez-en plus tard dans un autre paramètre de communication.

  • Intérêt pour l'enregistrement ou la révision des communications plus tard: Il est parfois impossible de réunir tout le monde en même temps. Si vous voulez vous assurer que tout le monde entend la même information, pensez à enregistrer la session et à la partager dans une performance de rappel.