Trousse de crédit et de collections pour les nuls Feuille de triche

L'octroi de crédit et la collecte de dettes peuvent être risqués si vous n'êtes pas proactif et si vous suivez la lettre de la loi. De l'obtention des informations client nécessaires sur une demande de crédit à détecter les comportements des clients suspects, vous devez être prêt à passer en mode de collections si nécessaire. Lorsque cela se produit, vous devez être persévérant et ferme tout en vous assurant de respecter toutes les lois nationales et nationales applicables en matière de protection des consommateurs.

Informations essentielles à rassembler dans votre demande de crédit client

Lorsque vous rédigez une demande de crédit pour vos clients, vous voulez vous assurer que cette application inclut certaines informations de base sur votre client. Assurez-vous d'obtenir les informations suivantes de votre client dans chaque demande de crédit:

  • Nom légal complet et adresse physique

  • Tous les noms commerciaux ou présumés utilisés

  • Entité légale du demandeur (société, société, LLC, etc.) déposée dans quel État

  • Année de constitution de l'entreprise

  • Domicile et numéro de sécurité sociale des entreprises individuelles, commandités ou garants personnels

  • Montant du crédit demandé

  • Copies des états financiers et des résultats courants

  • Noms des acheteurs autorisés ou des contacts

  • Convention de paiement des intérêts et des frais de recouvrement raisonnables sur les soldes en retard

  • Au moins une référence bancaire

  • Références commerciales

Si votre client ne partagera pas cette information de base dans un crédit demande, réfléchir à deux fois sur l'octroi de crédit.

Drapeaux rouges indiquant que votre client peut être en défaut sur la dette

Certains événements doivent déclencher une investigation immédiate du compte de votre client, et des actions de recouvrement immédiates si le compte n'est pas entièrement payé.

Soyez à l'affût des drapeaux rouges suivants et suivez immédiatement si votre client

  • A un téléphone déconnecté

  • A quitté les lieux sans laisser d'adresse de réexpédition

  • Évite le contact téléphonique et ne répond pas < Modifie la propriété, l'adresse ou le numéro de téléphone

  • Baisse nettement inférieure au volume habituel des commandes

  • Affiche des habitudes de paiement médiocres

  • Pauses promesses de payer le solde du compte ou des excuses pour ne pas payer

  • Plus de disputes mineures

  • Obtenir des appels de recouvrement efficaces

La plupart des gens détestent faire des appels de recouvrement presque autant que la personne à l'autre bout du fil déteste les obtenir, mais les appels pour recouvrer votre dette sont importants. clients qui payent lentement.

Pour de meilleurs résultats lors des appels de collecte:

Vérifiez le dossier de crédit de votre client.

  • Avant de téléphoner, rafraîchissez votre mémoire au sujet du client, de l'historique d'achat et de crédit du client et de tout ce qui pourrait vous être utile lors de votre appel. Prépare mentalement.

  • Prévoyez ce que le débiteur peut dire pendant votre appel et quelles réponses vous pouvez donner. Ayez une idée, à l'avance, de ce que vous espérez accomplir avec l'appel (par exemple, paiement immédiat, demi-paiement maintenant, moitié dans 30 jours, etc.). Ayez des dossiers à portée de main.

  • Soyez prêt à utiliser un document approprié de votre dossier pour sauvegarder vos réclamations concernant le compte du client ou pour réfuter les réclamations ou les excuses du client en cas de retard de paiement. Parlez à la bonne personne.

  • Déterminez qui dans l'entreprise peut autoriser le paiement sur votre compte et parlez à cette personne. Soyez un professionnel.

  • Maintenez un comportement calme et confiant, et écoutez attentivement ce que dit le débiteur. Essayez d'identifier et de résoudre les plaintes qui sont légitimes. Ne laissez pas le débiteur vous hocheter ou vous faire perdre votre sang-froid. Préparez et utilisez un script pour rester sur la bonne voie. Prenez des notes.

  • Vos notes vous aident à vous rafraîchir la mémoire lors de futures transactions avec le débiteur, et elles vous aident à être précis lorsque vous rédigez des fax, des e-mails ou des accords de remboursement. Obtenez-le par écrit.

  • Envoyez rapidement au débiteur une confirmation écrite de tous les points d'accord - si possible en utilisant des méthodes de livraison rapides telles que le fax ou l'e-mail - et essayez d'obtenir que le débiteur reconnaisse la communication. Si votre débiteur accepte de vous payer, essayez d'obtenir que le débiteur signe une entente énonçant cet arrangement. S'assurer que vous vous conformez aux lois de protection des consommateurs lors de la collecte

Bien que les règles de recouvrement de créances soient généralement moins strictes si vous recouvrez vos propres dettes ou si vous collectez des dettes d'entreprise, c'est une bonne habitude. vos dettes comme si chaque règlement s'appliquait à vous. Cette courte liste vous permettra de vous conformer à la plupart des lois fédérales et étatiques sur la protection des consommateurs et constitue une base pour de bonnes pratiques de recouvrement.

Travailler avec l'avocat du débiteur:

  • Si un débiteur a un avocat, ne communiquez directement avec le débiteur que si vous avez une autorisation écrite à cet effet. Respectez la vie privée de votre débiteur:

  • Évitez toute communication à propos de votre collection avec des tiers autres que l'avocat du débiteur. Soyez professionnel:

  • N'utilisez jamais de langage ou de menaces abusifs et ne harcelez pas un débiteur. Soyez honnête:

  • Ne faites jamais de déclaration fausse ou trompeuse à un débiteur. Soyez courtois:

  • Faites des appels de collection entre 8 a. m. et 9 p. m. Respectez le droit du débiteur de contester votre réclamation:

  • Envoyez une lettre de validation au débiteur dans les cinq jours suivant votre premier contact.