Créer le bon environnement pour une réunion d'affaires

La planification d'une réunion d'affaires ne se limite pas aux chaises et aux microphones. Vous aurez envie de créer la bonne ambiance pour votre réunion, de la place au chauffage. La plupart de ces éléments sont ceux que les participants ne remarquent pas à moins que quelque chose ne se passe mal. Vous savez que vous avez bien fait votre travail si vous n'entendez aucune mention de l'un d'entre eux.

Transport

Si votre réunion se tient à l'extérieur des murs de votre entreprise, envisagez diverses options de transport, notamment en permettant aux participants d'utiliser leur propre véhicule, en utilisant le transport local et en louant une navette. Quelle que soit l'option choisie, informez les participants des détails exacts. Envoyez-leur une carte avec des instructions écrites précises et des informations sur la disponibilité et les coûts de stationnement. Vous pourriez même faire annuler les frais de stationnement.

Si vous prévoyez de vous rencontrer dans un lieu urbain, informez les participants de toute difficulté potentielle de circulation, telle que la construction ou les zones de goulot d'étranglement aux heures de pointe. S'ils ont besoin d'utiliser des bus ou des trains locaux, donnez-leur des informations exactes sur l'endroit où descendre et comment trouver l'emplacement de la réunion depuis l'arrêt de bus ou la gare. Embaucher un bus de navette surmonte tous ces inconvénients, mais, bien sûr, c'est votre option la plus chère.

Votre objectif principal est de faire en sorte que les gens arrivent dans le bon état d'esprit. S'ils rencontrent des surprises en cours de route en raison d'une mauvaise planification, leurs attitudes peuvent nécessiter un certain ajustement.

Sièges

La plupart d'entre nous sont des créatures d'habitude et, étant donné le choix, aiment généralement être assis au même endroit à chaque réunion. Par conséquent, les gens sont très irrités si quelqu'un décide de s'asseoir à leur siège . Ils trouvent également que s'asseoir à côté d'un ami, d'un collègue amical ou d'une personne d'influence est réconfortant, alors qu'ils sont souvent assis aussi loin que possible de quelqu'un qu'ils considèrent comme désagréable.

Les arrangements de sièges peuvent influencer psychologiquement l'efficacité globale de votre réunion. Quelqu'un qui veut exercer une influence a besoin d'un contact visuel direct avec la personne qu'elle veut influencer, donc assis en face de cette personne est considérée comme la position la plus stratégiquement puissante. Les gens qui veulent que quelqu'un prenne connaissance d'eux sont assis à la droite ou en face de cette personne. Une autre position de pouvoir pour obtenir l'avis est le siège à la droite du chef; Lorsque les gens regardent cette personne, ils vous regardent aussi, créant ainsi un lien subliminal entre vous deux.

Pour la résolution de problèmes, vous souhaitez encourager un haut niveau d'interaction et de participation, de sorte qu'une configuration de table ronde fonctionne le mieux.Dans cet arrangement, tous les sièges sont considérés neutres, évitant ainsi toute tête de la table. Cette configuration favorise un environnement participatif et ouvert de discussion.

Une disposition de table en forme de U est idéale pour l'entraînement. Cela permet aux présentateurs de voir clairement tout le monde et d'avoir des participants facilement accessibles. Les présentateurs peuvent choisir de rester dans ou hors du U, selon leur confort et leur proximité avec les participants.

Pour la prise de décision, sélectionnez un arrangement de table rectangulaire avec l'amorce en tête de la table. Assis stratégiquement les participants et évite de placer des personnalités contradictoires à côté ou même en face les uns des autres. Saupoudrez-les dans tout le groupe. Pour les meilleures discussions, placez les personnes avec des points de vue opposés l'un en face de l'autre. Pensez également à une disposition hiérarchique des places, qui positionne les participants par ordre décroissant d'autorité, en commençant par le président de la réunion qui est assis en tête de la table.

Chauffage et climatisation

Essayer de contrôler le système de chauffage, de ventilation et de climatisation est l'un des plus grands cauchemars d'un organisateur de réunions et d'événements. Dans de nombreuses installations modernes, le système de chauffage et de climatisation est souvent difficile à réguler pièce par pièce. Trouver une température que tout le monde aime est presque impossible. Le résultat est que vous vous retrouvez avec des conditions sahariennes ou arctiques.

Si la température de la pièce est chaude et que personne ne s'y trouve, cela ne fera que se réchauffer avec des corps supplémentaires. Il est préférable d'opter pour un environnement plus frais au début de la réunion. De plus, les gens sont moins susceptibles de s'endormir quand ils se sentent un peu frais. Avoir beaucoup de boissons chaudes disponibles pour augmenter le niveau de confort.

Bruit ambiant et autres distractions

Il est probablement impossible d'éliminer tous les bruits et les distractions dans la pièce. Cependant, en vous débarrassant du plus possible, vous pouvez créer le meilleur environnement de réunion.

Vérifiez si votre salle de réunion est exposée à des bruits de circulation extérieurs, à des bruits de ventilation parasites ou à des distractions provenant de l'équipement audiovisuel ou du système audio. Cela est particulièrement important dans un établissement hors site qui est un nouveau lieu pour vous. Assurez-vous également que la pièce est éloignée du bruit de la cuisine ou d'autres présentations qui ont lieu en même temps que votre réunion.

Les alarmes incendie ne vous donnent généralement pas l'honneur d'une répétition générale. Que l'alarme soit réelle ou non, vous devez le prendre au sérieux. Avant votre réunion, informez tout le monde des sorties disponibles en cas d'urgence.

Lors du choix de votre lieu, soyez conscient du décor de la pièce. Les salles de réunion de l'hôtel ont souvent des thèmes et sont décorées en conséquence. Miroirs et grandes peintures murales ou des images créent une distraction non seulement pour les présentateurs, mais aussi pour les participants. Dans la mesure du possible, faites face aux chaises loin de la déviation.

Voulez-vous empêcher le bruit de ces portes qui claquent chaque fois que quelqu'un va aux toilettes pendant une réunion? Appliquer du ruban adhésif sur la prise pour amortir le son.

Éclairage

Si la lumière est trop forte, cela étouffe les yeux. Si la pièce est trop sombre, les yeux des participants se ferment lentement. Utilisez autant que possible la lumière naturelle. Cependant, soyez à l'affût des distractions extérieures, et faites face aux chaises avec le dos aux fenêtres.

Vous avez besoin d'un éclairage artificiel lorsque vous utilisez un équipement audiovisuel. Assurez-vous que la lumière ne lave pas l'écran. Si vous le pouvez, éloignez l'écran de l'éclairage direct ou éliminez les lumières situées directement au-dessus de l'écran. Lors d'une réunion hors site, demandez au centre de réunion d'enlever ou de dévisser les ampoules gênantes. Cela est facile si les lumières sont des projecteurs halogènes, mais l'éclairage fluorescent est généralement plus difficile à régler.

Détails essentiels

Les petites choses peuvent souvent avoir le plus d'impact sur une réunion. Voici quelques petites choses qui peuvent donner quelque chose de spécial à votre réunion:

  • Fournir des cartes de visite: Pour les réunions où les participants ne se connaissent pas tous, fournissez des cartes de visite.
  • Compte rendu: Déterminez si quelqu'un est responsable de prendre des minutes ou si c'est quelque chose que vous pouvez faire. Utilisez un magnétophone pour vous assurer que les minutes sont exactes.
  • Ajout d'épices: Les jeux, les exercices de brainstorming et les activités qui favorisent la participation interactive contribuent à rendre les choses plus excitantes.
  • Désencombrer l'espace: Les réunions de travail peuvent facilement être encombrées de restes de nourriture ou de canettes de boissons gazeuses. Organisez périodiquement une session de nettoyage. Enlever le fouillis aide souvent à désencombrer les esprits et à stimuler la créativité.
  • Évaluation du succès: Dans le cadre de votre préparation, compilez un court formulaire d'évaluation de la réunion afin d'éviter de refaire les mêmes erreurs encore et encore. Essayez d'améliorer chaque réunion suivante en fonction des commentaires des participants. Les questions à poser sont les suivantes:

• La réunion a-t-elle été liée à nos objectifs?

• Avons-nous suivi l'ordre du jour?

• Avons-nous respecté le calendrier?

• Qu'est-ce qui devrait être fait différemment la prochaine fois pour assurer une réunion de qualité?

• Quels conflits ou désaccords ont été ou n'ont pas été résolus?

• Quelle était la qualité des décisions prises?

• Dans quelle mesure avons-nous utilisé l'expertise des participants?

• Qu'est-ce qui est arrivé de façon inattendue?

    Pensez également à critiquer la réunion de votre point de vue. Examinez ce que vous feriez différemment la prochaine fois.