Création d'un plan de sécurité des événements

Fait partie de Event Management For Dummies Cheat Sheet (édition anglaise)

vos rôles les plus importants dans la gestion des événements sont de s'assurer que les gens sont en sécurité lors de votre événement. Créez un plan de sécurité pour les événements bien avant les grands événements ou les événements publics. En fonction du temps que vous avez reçu de votre client pour l'ensemble du processus de planification, créez idéalement ce plan quelques mois à l'avance, puis distribuez-le aux groupes suivants:

  • Le client

  • La direction du lieu

  • La police

  • Le service d'incendie et de secours

  • Le service d'ambulance

  • L'autorité locale d'exécution

Il n'est pas rare plusieurs ébauches du plan de sécurité de l'événement à produire pour tenir compte de tous les éléments de sécurité de l'événement et des procédures associées. Ne vous inquiétez pas si vous êtes sur la version 6 au moment où il est approuvé!

Le plan de sécurité de l'événement contient des informations sous les rubriques suivantes:

  • Aperçu de l'événement: Ceci permet de mettre en contexte le but de l'événement et pour qui. Se référer à votre mémoire original vous aidera à écrire cette section.

  • Aperçu du site: Ceci devrait couvrir des informations telles que les détails du contact / direction, un plan d'étage et toute information d'accès spécifique.

  • Évaluation des risques: Ceci montre à tous les lecteurs que vous avez considéré tous les risques potentiels, mais surtout comment vous minimisez ou supprimez ces risques.

  • Santé, sécurité et bien-être: Différentes méthodes peuvent être utilisées pour assurer le bien-être de votre équipe et de vos invités lors de votre événement. Le lecteur de ce document n'aura pas besoin de connaître chaque plan individuel, mais plus d'un aperçu que vous êtes au courant de ce qui est nécessaire et de tous les détails spécifiques qui peuvent être pertinents pour les autorités locales.

  • Scène, structures temporaires et infrastructure: Fournir une vue d'ensemble de toute structure majeure, de son fabricant et de toutes les notes relatives à la santé et à la sécurité telles que les évaluations de la vitesse du vent.

  • Systèmes électriques: Informations sur le niveau de puissance requis et sur la façon dont il est fourni et entretenu sur le site.

  • Nourriture, rafraîchissements et marchands: Vous êtes susceptible de fournir de la nourriture non seulement à vos invités, mais aussi à votre équipage. Donnez des informations sur le plan de sécurité de l'événement concernant les aliments - pas sur l'agneau ou le poulet, mais sur le nombre de traiteurs que vous aurez sur place et les types de techniques de préparation des aliments qu'ils utiliseront.

  • Élimination des déchets: Détaillez votre plan pour cela - si vous aurez des bacs de recyclage, combien de fois ils seront vidés et si vous employez des ramasseurs de déchets, par exemple.

  • Sécurité / steward: Indiquez le nombre de membres du personnel présents sur le site et les processus particuliers à suivre. Il y a des informations plus tôt dans ce chapitre sur différentes options de sécurité.

  • Gestion de la foule / du trafic: Cela intéressera particulièrement les autorités locales qui voudront s'assurer que vous avez pris des précautions adéquates pour gérer de grands mouvements de population. Voir plus loin dans ce chapitre les méthodes de gestion des foules lors d'événements.

  • Organisation et entrepreneurs: Vous devriez inclure un peu d'information sur les personnes que vous allez avoir sur le site dans votre plan de sécurité. Un organigramme aide à montrer aux lecteurs extérieurs comment votre équipe sur site sera structurée et qui sera responsable de quoi.

  • Communications: Fournissez un aperçu de base de votre plan de communication dans votre plan de sécurité de l'événement.

  • Fourniture de matériel médical / de premiers soins: Précisez qui sera disponible sur le site pour apporter les premiers soins et comment les contacter.

  • Précautions contre l'incendie et équipement: Votre conseiller en santé et sécurité et votre directeur de production pourront vous aider à remplir cette section du plan de sécurité de l'événement. Les lecteurs voudront savoir quelles sont vos voies de sortie, combien d'extincteurs vous avez, où ils se trouvent et qui les utilisera en cas d'urgence.

  • Sanitaires: Indiquez le nombre de toilettes fournies et la fréquence à laquelle elles seront réparées pendant votre événement.

  • Procédures d'urgence: Il s'agit d'un domaine dans lequel les autorités locales voudront voir beaucoup de détails et se sentir confiant que vous êtes suffisamment responsable pour faire face aux urgences sur site.

  • Contrôle des événements: Couvrez quand et qui inspectera votre site et signera le site en termes de structures et de santé et de sécurité.

  • Rapport d'accident et enquête: Un aperçu de votre processus doit être inclus.

  • Dispositions pour les personnes ayant des besoins spéciaux: Adhérer à la loi sur l'égalité est important. Voir plus haut dans ce chapitre pour quelques pointeurs basiques. Fournissez des informations dans le plan de sécurité de votre événement sur ce que les visiteurs ayant divers besoins spéciaux devront faire.

  • Plans d'urgence: Montrez aux autorités locales que vous avez considéré tous les principaux problèmes potentiels en mettant des exemples de plans d'urgence dans votre plan de sécurité de l'événement.

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