Choisir une tonalité pour votre entreprise Rédaction de carrières

Le ton est un élément important dans la rédaction d'affaires. Les formateurs de présentation affirment souvent que la signification d'un message parlé est communiquée à 55% par le langage corporel, 38% par le ton de la voix, et seulement 7% par les mots. En fait, cette formule a été complètement réfutée et démentie par son créateur, le psychologue Albert Mehrabian, parce qu'elle a mal interprété une étude très limitée. Cependant, il suggère quelques points importants pour l'écriture.

Les messages écrits viennent sans le langage corporel ou le ton de la voix. Un résultat est que l'humour dans les messages écrits - en particulier le sarcasme ou l'ironie - est risqué. Lorsque les lecteurs ne peuvent pas voir le clin d'œil dans vos yeux ou entendre le jeu dans votre voix, ils vous prennent littéralement. Donc, évitez l'humour subtil à moins que vous ne soyez vraiment en sécurité avec la capacité de votre lecteur à "l'obtenir". "Mieux encore: Soyez prudent à tout moment parce que de telles hypothèses sont dangereuses.

Mais même si l'expression et le geste du visage sont absents, l'écriture a son propre ton, et cela affecte directement la façon dont les lecteurs reçoivent et répondent aux messages. Le ton écrit résulte d'une combinaison de choix de mots, de structure de phrases et d'autres facteurs techniques.

Des éléments moins tangibles et difficiles à cerner sont également importants. Vous avez probablement reçu des messages qui vous ont fait penser que l'écrivain était contrarié, en colère, résistant ou amusé, même si seulement quelques mots étaient impliqués. Parfois même une lecture attentive du texte n'explique pas ce qui transporte ces émotions, mais vous ressentez simplement les sentiments forts de l'auteur.

Lorsque vous êtes l'écrivain, soyez conscient du ton de votre message. Régulièrement contrôler le ton afin qu'il soutienne vos objectifs et évite de miner votre message. Vous avez probablement trouvé que montrer des émotions au travail vous donne rarement un avantage, habituellement le contraire. L'écriture est similaire. Le ton transmet des sentiments, et si vous n'avez pas le contrôle de vos émotions lorsque vous écrivez, le ton vous trahit.

Aligner le ton sur l'occasion, la relation et la culture

Faites une pause avant d'écrire et réfléchissez à la nature du message. Évidemment, si vous communiquez de mauvaises nouvelles, vous ne voulez pas avoir l'air brouillon et joyeux. Pensez toujours à votre public plus large, aussi. Si la compagnie a fait plus d'argent le mois dernier parce qu'elle a éliminé un département, mieux vaut ne pas traiter les nouveaux profits comme un triomphe. Les membres actuels du personnel ne sont probablement pas heureux de perdre leurs collègues et s'inquiètent pour leur propre travail.

D'un autre côté, si vous communiquez au sujet d'une fête de vacances du personnel, sonner sombre et ennuyé ne génère pas de grands espoirs pour un bon moment.La même chose est vraie si vous offrez une opportunité ou assigner un travail gênant: Trouvez le côté séduisant.

Tout comme dans les situations de face-à-face, les humeurs de votre écriture sont contagieuses. Si vous voulez une réponse enthousiaste, alors écrivez avec enthousiasme. Si vous voulez que les gens accueillent un changement que vous annoncez, ayez l'air positif et confiant, pas craintif ou irritable et rancunier, même si vous n'êtes pas personnellement d'accord avec le changement.

Prenez des décisions conscientes quant à la forme à donner. Après avoir travaillé dans une organisation pendant un certain temps, vous absorbez généralement sa culture sans vraiment le remarquer. En fait, la plupart des gens ne se rendent pas compte que leurs organisations ont une culture jusqu'à ce qu'ils rencontrent des problèmes lors de l'introduction d'un changement ou d'un recrutement de haut niveau. Si vous êtes nouveau à l'endroit, observez comment les choses fonctionnent afin que vous puissiez éviter de vous piéger.

Lire des fichiers de correspondance, de courriels, de rapports, ainsi que des sites Web et des documents en ligne. Analysez ce que vos collègues estiment approprié en termes de contenu et de style d'écriture. Quels médias de communication sont utilisés? Dans quelle mesure le ton est-il formel? Adoptez les directives que vous voyez adoptées.

Chaque année qui passe semble diminuer la formalité de la communication d'entreprise. Tout comme en choisissant ce qu'il faut porter pour travailler, les gens s'habillent leur écriture. Ce style moins formel peut apparaître plus convivial, plus simple et plus direct que dans les années précédentes - et devrait. Mais les affaires informelles ne signifient pas que vous devriez vous adresser à un cadre ou à un membre du conseil, utiliser des abréviations ou des emoji que votre lecteur n'aime pas, ou ne pas éditer et relire chaque message. Ce sont des gaffes un peu comme porter des jeans déchirés pour travailler ou pour une réunion avec un client.

Et vous voulez être particulièrement prudent si vous écrivez à quelqu'un dans un autre pays, même anglophone. La plupart des pays préfèrent encore une forme plus formelle de communication que l'anglais des affaires américain.

Écrire comme soi authentique

L'authenticité signifie être une personne simple, honnête, honnête et digne de confiance, et un écrivain. Cela ne signifie pas essayer un style d'écriture spécifique. La clarté est toujours l'objectif. Cela est absolument vrai même pour les matériaux écrits pour impressionner. Une proposition, une brochure de marketing, ou une demande de financement ne gagne rien en regardant ou semblant pompeux et lourd.

N'essayez jamais d'impressionner qui que ce soit à quel point vous êtes éduqué et instruit. Des études montrent qu'en réalité, les gens croient que ceux qui écrivent clairement et utilisent des mots simples sont plus intelligents que ceux dont l'écriture abonde en phrases fantaisistes et en phrases compliquées.

Sourire quand vous le dites

Les formateurs du service à la clientèle demandent aux personnes dont le travail est de répondre au téléphone de sourire avant de décrocher. Sourire affecte physiquement votre gorge et vos cordes vocales, et votre ton de voix. Vous semblez amical et joyeux et peut aider la personne à l'autre bout du téléphone à ressentir cela aussi.

L'idée s'applique également à l'écriture. Vous n'avez pas besoin de sourire avant d'écrire (bien que ce soit une technique intéressante à essayer), mais soyez conscient de votre propre humeur et de la facilité avec laquelle elle est transférée à vos messages et documents.

Cela ne veut pas dire que vos sentiments de colère, d'impatience ou de ressentiment ne sont pas fondés, mais les afficher aide rarement votre cause. Personne n'aime recevoir des messages négatifs, pleurnichards et méchants qui les mettent sur la défensive ou les font se sentir attaqués. Supposons que vous avez demandé au service des achats d'acheter une table pour votre bureau et que vous avez été refusé sans explication. Vous pourriez écrire à votre patron et à la tête de l'achat d'une note comme celle-ci:

Hal, Jeanne: Je ne peux pas croire à quel point l'achat est indifférent à mon travail et ce dont j'ai besoin. Cette ignorance est vraiment offensive. Je suis maintenant un directeur associé responsable d'une équipe de trois personnes et des réunions régulières sont essentielles pour ...

Mettez-vous à la place des destinataires pour voir à quel point l'impact d'un tel message peut être - pour vous. À tout le moins, vous créez des problèmes inutiles, et au pire, peut-être des mauvais sentiments permanents. Pourquoi ne pas écrire (et seulement à l'agent des achats) ceci, à la place:

Salut, Hal. Avez-vous une minute pour parler de ma demande d'une petite table de conférence? J'ai été surpris de constater que c'était refusé et que je voulais expliquer pourquoi c'était important pour mon travail.

Le meilleur moyen de contrôler votre tonalité est de laisser les choses chargées d'émotion reposer pendant le temps que vous pouvez gérer. Même une attente de dix minutes peut faire la différence. La nuit est meilleure, si possible, dans des situations importantes. Vous êtes beaucoup plus susceptible d'accomplir ce que vous voulez quand vous trouvez cela logique, raisonnable et objectif. Positif et joyeux est encore mieux.

Les gens préfèrent naturellement être autour de gens positifs, dynamiques et enthousiastes, et ils préfèrent recevoir des messages avec les mêmes qualités. Décider de ne pas se plaindre, ergoter ou critiquer par écrit. Les gens sont beaucoup plus enclins à vous donner ce que vous voulez quand vous êtes positif - et ils vous voient comme un résolveur de problèmes plutôt que comme un générateur de problèmes.