Tenue de livres For Dummies Cheat Sheet

Par Lita Epstein

Les teneurs de livres gèrent toutes les données financières des petites entreprises. Une comptabilité financière précise et complète est cruciale pour tout propriétaire d'entreprise, car toutes les fonctions d'une entreprise dépendent de l'enregistrement précis des transactions financières par le comptable. Les comptables sont généralement chargés de tenir à jour le plan comptable, le grand livre général et les journaux de l'entreprise, qui donnent des détails sur toutes les transactions financières.

Blocs de construction d'une comptabilité

Votre système de comptabilité repose sur quelques éléments essentiels à la tenue de vos livres. Avec ces blocs de construction, n'importe quel comptable peut mettre en place un système solide pour suivre toutes les transactions de l'entreprise. Voici ces éléments importants:

  • Plan comptable: Liste de tous les comptes dans les livres; la feuille de route des transactions financières d'une entreprise

  • Journaux: Placer dans les livres où les transactions sont entrées pour la première fois

  • Grand Livre: Le livre qui résume toutes les transactions de compte d'une entreprise

Principales étapes pour conserver les livres

La comptabilité est, entre autres choses, un processus étape par étape qui vous permet de suivre méthodiquement les transactions dans les livres de votre entreprise. Le suivi d'une transaction à chaque étape aide les comptables à surveiller en permanence les résultats. Consultez les clés suivantes pour la réussite de la comptabilité:

  1. Transactions: Effectuez des achats ou des ventes d'articles pour gérer votre entreprise et lancez le processus de comptabilité.

  2. Entrées de journal: saisissez les transactions dans les livres via des journaux.

  3. Affichage: consigner les écritures dans le grand livre.

  4. Balance de vérification: Tester les comptes dans le grand livre pour voir s'ils sont en équilibre.

  5. Feuille de calcul: saisissez sur une feuille de calcul les ajustements de compte nécessaires après la balance de vérification.

  6. Ajustement des écritures au journal: Ajustez les ajustements de la feuille de calcul aux comptes affectés dans le grand livre général.

  7. États financiers: Préparez le bilan et le compte de résultat en utilisant les soldes corrigés des comptes.

  8. Clôture: fermez les livres des comptes des revenus et des dépenses et recommencez le cycle entier avec des soldes nuls dans les deux comptes.

Conseils pour contrôler votre trésorerie

Bien que les comptables soient ceux qui enregistrent ce qui arrive à l'argent de votre entreprise, ils ne sont pas les seuls à contrôler où va cet argent. Contrôler l'argent de votre entreprise est important. L'argent d'une entreprise peut être une sirène tentante pour les employés qui ne sont pas responsables devant les bons freins et contrepoids.Suivez ces suggestions pour limiter l'accès de toute personne à l'argent de votre entreprise:

  • Gestionnaires de transferts de fonds distincts. Assurez-vous que la personne qui accepte de l'argent n'enregistre pas également la transaction.

  • Séparer les responsabilités d'autorisation. Assurez-vous que la personne qui autorise un paiement ne signe pas le chèque ou ne disperse pas l'argent.

  • Séparez les tâches de votre personnel de tenue de livres pour assurer un bon système de freins et de contrepoids. Ne mettez pas trop de confiance en une personne - à moins que ce soit vous.

  • Séparer la responsabilité opérationnelle (les transactions quotidiennes réelles) de la responsabilité de la tenue des dossiers (saisir les transactions dans les livres).

Calcul des flux de trésorerie avec le ratio actuel

En comptabilité, le ratio actuel compare vos actifs actuels à vos passifs courants. Ce ratio fournit un aperçu rapide de la trésorerie de votre entreprise - sa capacité à payer ses factures. La formule pour calculer ce ratio important est la suivante:

Actif à court terme ÷ Passif à court terme = ratio actuel

Voici un exemple de calcul du ratio actuel:

5 $, 200 ÷ 2 $, 200 = 2. 36 (ratio actuel)

Le ratio actuel est un moyen prêteurs tester votre flux de trésorerie quand ils envisagent de vous prêter de l'argent. Les prêteurs recherchent habituellement des ratios actuels de 1,2 à 2, de sorte que toute institution financière considérerait le ratio actuel de cet exemple de 2, 36 comme étant un bon signe. Un ratio actuel inférieur à 1 est considéré comme un signe de danger car il indique que l'entreprise n'a pas assez d'argent pour payer ses factures actuelles.

Test de flux de trésorerie avec le test d'acidité ou le ratio rapide

En comptabilité, le test test acide ou ratio rapide évalue les actifs et passifs actuels de votre entreprise, mais c'est un test plus strict de flux de trésorerie que le ratio actuel similaire. Beaucoup de prêteurs préfèrent le ratio de test acide lorsqu'ils décident de vous accorder un prêt en raison de cette rigueur; il n'inclut pas le compte d'inventaire dans le calcul.

Le calcul du ratio d'essai acide est un processus en deux étapes:

  1. Déterminez vos actifs rapides.

    Trésorerie + comptes débiteurs + titres négociables = actifs rapides

  2. Calculez votre ratio rapide.

    Actifs rapides ÷ Passif à court terme = ratio rapide

Voici un exemple de calcul du ratio de test: <2 000 000 + 1 000+ 1 000 = 4 000 $ (actifs rapides) > 4 000 $ 2 2 200 $ = 1, 8 (ratio de test d'acidité)

Les prêteurs considèrent qu'une société dont le ratio d'acidité est d'environ 1 est en bon état. Un ratio de test inférieur à 1 indique que la société peut être amenée à vendre certains de ses titres négociables ou à contracter des dettes supplémentaires jusqu'à ce qu'elle puisse vendre davantage de ses stocks.