Principales fonctions d'un aide-comptable pour le paiement de factures

Après avoir enregistré les transactions d'achat pour une entreprise, Le comptable assume la responsabilité principale de s'assurer que les factures sont payées à la fois pour l'inventaire et les fournitures achetées. Habituellement, vous devez imputer les factures aux comptes fournisseurs à leur arrivée, les déposer dans le mois ou le jour à payer et les payer à leur échéance.

Il y a cinq fonctions principales pour payer les factures:

  • Entrer les factures dans le système comptable

  • Préparation des chèques pour le paiement des factures

  • Signature des chèques

  • Envoi du paiement aux vendeurs

  • Réconciliation du compte chèque

Une personne ne devrait pas être responsable de tous ces tâches. En fait, la personne qui inscrit les factures dans le système comptable et prépare les chèques ne devrait jamais être celle qui a le pouvoir de signer les chèques.

Pour être encore plus vigilant sur le contrôle des espèces, il est judicieux de demander à une tierce personne d'examiner les chèques contre les factures dues et d'envoyer les chèques signés aux fournisseurs. En séparant ces tâches, vous minimisez le risque d'utilisation abusive des fonds de l'entreprise.

L'une des principales fonctions de Accounts Payable est de suivre les remises que votre entreprise peut prendre. Par exemple, une entreprise offre parfois un rabais de 2% sur une facture si elle est payée dans les 10 jours et attend un paiement complet entre 10 jours et 30 jours. Il pourrait y avoir une pénalité de retard de 1,5% d'intérêt pour les paiements reçus après 30 jours. Le commis aux comptes payables doit organiser les factures pour les payer à temps pour profiter de la réduction et économiser l'argent de son entreprise.