10 Astuces pour vous aider à tirer le meilleur parti de Xero

Xero vous permet de configurer et d'utiliser confortablement sortez de votre zone de confort et voyez ce que vous pouvez faire d'autre pour vous assurer de tirer le meilleur parti de Xero. Vous êtes à l'aise avec Xero, il est donc temps de sortir de votre zone de confort et de voir ce que vous pouvez faire pour vous assurer de tirer le meilleur parti de Xero. Remarque: Capture d'écran de Xero utilisée avec autorisation. © Xero Limited et ses sociétés affiliées, 2013. Xero® est une marque déposée de Xero Limited.

Familiarisez-vous avec vos tableaux de bord Xero préférés

Les tableaux de bord Xero vous permettent d'afficher en un coup d'œil les performances globales de votre entreprise et les principales informations financières. Si vous avez besoin de plus de détails, cliquez sur les nombreux liens disponibles et approfondissez. Identifiez les tableaux de bord qui montrent des informations utiles pour les décisions d'affaires, et révisez-les régulièrement.

un nouveau budget annuel des profits et pertes sur douze mois pour l'exercice suivant peut être créé à partir du tableau de bord de Budget Manager.

Revel dans la réconciliation révolutionnaire

Assurez-vous que tous les comptes d'entreprise avec des flux bancaires ont été connectés à Xero, ce qui aidera à minimiser la saisie de données. Créez des règles de banque et utilisez des solutions complémentaires telles que Receipt Bank pour extraire les données des factures fournisseurs et les importer (avec l'image numérisée de la facture) sur Xero. Cela accélère le processus de réconciliation.

Utilisez les paiements électroniques par lots pour réduire le temps de traitement des paiements et simplifier le processus de rapprochement. Ne ralentissez pas lorsque vous touchez des transactions inconnues - cliquez sur l'onglet Discuter, laissez un mémo pour le comptable et passez à autre chose.

Adoptez les relations interentreprises avec Xero

Encouragez les entreprises avec lesquelles vous faites affaire à adopter Xero afin de pouvoir envoyer vos factures directement à leur système Xero. Demandez-leur de partager avec vous leur clé réseau Xero afin de pouvoir connecter les fichiers Xero et activer un petit portail afin que les informations de facturation puissent circuler de manière transparente entre les systèmes. Cela vous permettra d'économiser du temps d'entrée de données.

Inspecter l'historique et l'activité Notes

Consultez les informations sur les activités qui se sont déroulées dans Xero en cliquant sur l'onglet Advisor puis sur l'option History & Notes Activity. Vous avez ici la possibilité de rechercher des transactions par période, par article et par utilisateur et de les trier par date, article, action, utilisateur et notes. Par exemple, si vous souhaitez identifier le nombre de nouveaux contacts traités le mois dernier, sélectionnez les critères suivants,

  • Période: Mois précédent

  • Éléments: Contact

  • Utilisateurs: Tous les utilisateurs

Une fois que vous avez sélectionné ces options, cliquez sur le bouton bleu intitulé Mettre à jour puis trier la colonne intitulée Action en cliquant sur le lien d'en-tête.Tous les contacts marqués comme "Créé" sont nouveaux pour Xero pour la période concernée.

Exporter et importer les budgets

Exporter les budgets dans des feuilles de calcul, modifier les données selon vos besoins, puis réimporter le budget dans Xero. "Préférer" les rapports Récapitulatif du budget et Variation budgétaire afin qu'ils apparaissent dans le menu déroulant des rapports et que vous puissiez y accéder rapidement. De cette façon, vous pouvez facilement ajuster votre budget régulièrement pour réagir aux données réelles.

Codes de taxe de modification groupée

Il est important d'affecter le code fiscal correct à chaque ligne du grand livre général de votre plan comptable afin que les transactions soient enregistrées correctement. Pour mettre rapidement à jour les codes de taxe, utilisez le bouton Modifier le taux de taxe qui se trouve sur le tableau de bord du plan comptable. Cochez les cases situées à gauche des lignes du grand livre général et cliquez sur le bouton intitulé Modifier le taux de taxe, sélectionnez le nouveau taux de taxe et cliquez sur le bouton vert Sauvegarder. Tous les taux d'imposition ont été mis à jour.

Mettre en œuvre des ventes et des achats récurrents

Les factures et factures régulières peuvent être répétées et sauvegardées en tant que brouillon. À l'autre extrémité du spectre, vous pouvez approuver et envoyer automatiquement les factures de vente afin que vous puissiez déplacer votre modèle d'entreprise pour facturer automatiquement les clients sur une base régulière, garantissant ainsi le maintien des flux de trésorerie. Grâce à cette fonction, vous pouvez revenir en arrière et générer des factures si nécessaire.

Adopter les fonctions de regroupement de contacts

Utilisez la fonction de regroupement de contacts pour identifier et établir des relations avec vos contacts. Les groupes de contact peuvent être des abonnés mensuels, des annonceurs, des sponsors ou tout autre groupe pertinent pour votre entreprise. Les contacts peuvent s'étendre sur plusieurs groupes. Vous pouvez envoyer des factures ou des factures identiques pour toutes les entreprises du même groupe. Par exemple, si vous avez loué 80 dortoirs identiques, les résidents pourraient être regroupés et une seule facture pourrait leur être adressée, ce qui vous évitera de perdre du temps!

Utiliser les fonctions de suivi

Identifiez les catégories utiles dans votre entreprise à suivre. Ajoutez-les à la fonction de suivi de Xero et attribuez-les à toutes les transactions d'actif, de passif, d'équité, de dépenses ou de revenus. Vous pouvez surveiller les performances en spécifiant les critères de suivi sur de nombreux rapports dans Xero. Cela signifie que vous pouvez effectuer le suivi des transactions sur les feuilles de bilan et les déclarations de pertes et profits.

Se faire des amis avec un Xero Hero

Il est souvent bon de se connecter avec un Xero Hero - un spécialiste qui vit et respire Xero - qui peut intervenir et regarder votre système pour s'assurer que vous en profitez le plus en dehors de ça! Vous pouvez trouver un héros Xero sur le site Web de Xero.