10 Conseils comptables pour les gestionnaires

Comment la comptabilité peut-elle aider? vous êtes un meilleur gestionnaire d'entreprise? C'est la question de base, et la ligne de fond est le meilleur endroit pour commencer. La comptabilité fournit l'information financière dont vous avez besoin pour prendre de bonnes décisions en matière de bénéfices - et elle vous empêche de vous lancer dans des décisions qui sont bonnes mais qui ne tiennent pas debout après une analyse de diligence raisonnable. La comptabilité fournit également les informations sur les flux de trésorerie et les conditions financières dont vous avez besoin.

Atteindre le seuil de rentabilité, puis augmenter le bénéfice

Pratiquement toutes les entreprises ont dépenses fixes . Il s'agit de coûts d'exploitation qui sont immobilisés pour l'année et qui restent les mêmes, que les ventes annuelles soient à 100% ou inférieures à la moitié de votre capacité. Les dépenses fixes sont un poids mort sur une entreprise. Pour faire du profit, vous devez d'abord surmonter votre obstacle de coûts fixes. Comment est-ce que tu fais ça? Évidemment, vous devez faire des ventes. Chaque vente rapporte un certain montant de marge, , ce qui équivaut au revenu moins les frais variables de la vente. (Si vos ventes ne génèrent pas de marge, vous avez de gros problèmes.)

Supposons que vous vendiez un produit pour 100 $. Votre coût d'achat (ou de fabrication) par unité est de 60 $, que les comptables appellent coût des marchandises vendues. Vos coûts variables de la vente de l'article s'élèvent à 15 $, incluant les frais de vente et de livraison. Ainsi, votre marge sur la vente est de 25 $: prix de vente de 100 $ - coût du produit de 60 $ - coûts variables de 15 $ = marge de 25 $. La marge est antérieure aux intérêts et aux charges d'impôts et avant les dépenses fixes pour la période considérée.

L'étape suivante consiste à déterminer votre seuil de rentabilité annuel. Le seuil de rentabilité désigne le chiffre d'affaires dont vous avez besoin pour récupérer vos coûts d'exploitation fixes. Ces coûts fournissent l'espace, les installations et les personnes nécessaires pour réaliser des ventes et réaliser des profits. Supposons que vos frais d'exploitation fixes totaux annuels sont de 2 $. 5 millions. Si vous gagnez 25% de marge moyenne sur les ventes, alors pour atteindre le seuil de rentabilité, vous avez besoin de 10 millions de dollars en ventes annuelles: 10 millions de dollars × 25% de marge = 2 dollars. 5 millions de marge. À ce niveau de vente, la marge est égale aux coûts fixes et votre bénéfice est nul (vous atteignez le seuil de rentabilité).

Jusqu'à ce que les ventes atteignent 10 millions de dollars, vous êtes dans la zone de pertes. Après avoir franchi le seuil de rentabilité, vous entrez dans la zone de profit. Chaque tranche supplémentaire de 1 million de dollars de ventes par rapport au seuil de rentabilité génère un bénéfice de 250 000 $. Supposons que votre chiffre d'affaires annuel soit supérieur de 4 millions de dollars à votre seuil de rentabilité. Votre bénéfice (bénéfice avant intérêts et impôt) est de 1 $. 0 million: ventes de 4 millions de dollars par rapport au seuil de rentabilité × ratio de marge de 25% = bénéfice de 1 million de dollars).La leçon principale est que, après avoir franchi le seuil de rentabilité, votre marge va entièrement vers le profit.

Fixez les prix de vente à

Bien sûr, un chef d'entreprise doit contrôler les dépenses - cela va sans dire. Mais le secret de la rentabilité est à la fois de faire des ventes et gagner une marge suffisante sur le chiffre d'affaires. (Rappelez-vous que la marge correspond au prix de vente moins tous les coûts variables de la vente.) Les rapports P & P internes aux gestionnaires doivent séparer les coûts variables et fixes afin que le gestionnaire puisse se concentrer sur la marge (malheureusement généralement pas). En d'autres termes, 100% du chiffre d'affaires génère une marge de 25 $ (après déduction du coût du produit vendu et des coûts variables de la vente). La marge de 4 millions de dollars couvre vos 2,5 millions de dollars de coûts fixes et procure un bénéfice de 1,5 million de dollars (avant intérêts et impôts).

Un scénario alternatif illustre l'importance de fixer des prix de vente Supposons que vous ayez fixé des prix de vente inférieurs de 5%, votre marge serait donc inférieure de 5 $ par tranche de 100 $ de ventes, au lieu de 25% de marge sur les ventes, vous ne gagnerez que 20% de marge sur les ventes. ratio de marge inférieure blessé bénéfice?

Sur les ventes annuelles de 16 millions de dollars, votre marge serait de 3 dollars. 2 millions (16 millions de dollars de ventes × 20% de marge = 3 millions de dollars de marge). Déduire 2 $. 5 millions de coûts fixes pour l'année ne laisse que 700 000 $ de profit. Par rapport à votre 1 $. 5 millions de bénéfice au taux de marge de 25 pour cent, le bénéfice de 700 000 $ à la baisse des prix de vente est inférieure à la moitié. Le point de cette histoire est que, ici, un prix de vente inférieur de 5 pour cent entraîne des profits inférieurs de 53 pour cent!

Ne confondez pas le bénéfice et le flux de trésorerie

Pour savoir si vous avez réalisé un bénéfice ou subi une perte pour l'année, vous pouvez consulter la dernière ligne de votre rapport de résultat. Mais vous devez comprendre que la ligne de fond ne

pas vous indique le flux de trésorerie. Ne présumez jamais que faire des profits augmente le même montant. Faire une telle hypothèse révèle que vous êtes un amateur de rang. Le flux de trésorerie peut être considérablement supérieur au bénéfice net ou considérablement inférieur. Les flux de trésorerie peuvent être négatifs même lorsque vous réalisez un profit, et les flux de trésorerie peuvent être positifs même en cas de perte. Il n'y a pas de corrélation naturelle entre le profit et les flux de trésorerie.

Les comptables font un travail minable d'expliquer et de déclarer les flux de trésorerie provenant des bénéfices. Ils ne l'appellent même pas flux de trésorerie du profit; ils se réfèrent plutôt à des flux de trésorerie provenant des activités d'exploitation. Alors, comment obtenez-vous de la ligne de résultat dans le compte de résultat (rapport P & L) à la trésorerie provenant des bénéfices? Vous pouvez essayer de lire la première section de l'état des flux de trésorerie. Bonne chance avec ça. La première partie du tableau des flux de trésorerie est rédigée par des comptables pour les comptables.

Si vous êtes un gestionnaire occupé, limitez votre analyse des flux de trésorerie à trois facteurs principaux qui font que le flux de trésorerie est supérieur ou inférieur au résultat net de la période:

La dépréciation (plus amortissement) n'est pas une trésorerie débourser dans la période où il est enregistré, donc ajoutez ce montant au résultat net de la ligne.

  • Regrouper les trois actifs courants: les débiteurs, les stocks et les charges payées d'avance. Si la variation totale de ces trois actifs est une augmentation, déduisez le montant du résultat net. Si c'est une diminution, ajoutez le montant.
  • Regroupez le passif d'exploitation courant: comptes créditeurs, charges à payer et impôt à payer. Si la variation totale de ces trois actifs est une augmentation, ajoutez le montant au résultat net. Si c'est une diminution, déduisez le montant.
  • Plutôt que de se tourner vers les méthodes comptables

La mesure du profit et de la valorisation des actifs et des passifs revient à choisir entre des méthodes comptables prudentes et des méthodes plus optimistes. Les méthodes conservatrices enregistrent le profit plus tard plutôt que plus tôt; Les méthodes optimistes enregistrent les bénéfices plus tôt que plus tard. C'est un choix «payez-moi maintenant ou payez-moi plus tard».

Participez à la définition des règles comptables de votre entreprise. Les chefs d'entreprise doivent prendre en charge les décisions comptables tout comme ils prennent en charge le marketing et les autres activités clés de l'entreprise. Ne vous en remettez pas à votre comptable en choisissant des méthodes comptables pour mesurer les revenus et les dépenses des ventes. Les meilleures méthodes comptables sont celles qui correspondent le mieux à vos méthodes d'exploitation et aux stratégies de votre entreprise.

Budget bien et judicieusement

La budgétisation vous oblige à vous concentrer sur les facteurs d'amélioration des profits et des flux de trésorerie. C'est toujours une bonne idée d'anticiper l'année à venir; si rien d'autre, au moins brancher les chiffres dans votre rapport sur les bénéfices pour le volume des ventes, les prix de vente, les coûts des produits, et d'autres dépenses, et voir comment vos bénéfices projetés pour l'année à venir. Il peut ne pas sembler trop bon, auquel cas vous devez prévoir comment vous ferez mieux.

Le budget P & L, à son tour, jette les bases de l'évolution de vos actifs et de vos passifs qui dépendent des revenus et des dépenses de vente. Votre budget de bénéfices devrait correspondre à votre budget d'actif et de passif et à votre budget de trésorerie. Cette information est très utile pour la planification de l'année à venir - en se concentrant en particulier sur la réalisation des flux de trésorerie et sur les dépenses en capital nécessaires, ce qui conduit à déterminer le montant de capital supplémentaire que vous devez lever et combien distribution en espèces de profit, vous serez en mesure de faire.

Demandez les informations comptables que vous souhaitez

Vous devez identifier la poignée de facteurs critiques dont vous avez besoin pour surveiller de près. Insistez pour que vos rapports de comptabilité interne mettent en évidence ces facteurs. Seul vous, le chef d'entreprise, pouvez identifier les numéros les plus importants que vous devez surveiller de près pour savoir comment les choses se passent.

Votre comptable ne peut pas lire dans vos pensées. Si vos rapports de comptabilité habituels n'incluent pas les types d'informations dont vous avez besoin, consultez votre comptable et expliquez en détail ce que vous voulez savoir. Ne prenez pas non pour une réponse.

Voici quelques types d'informations comptables qui devraient toujours figurer sur votre radar:

Volumes de ventes

  • Marges
  • Charges fixes
  • Comptes débiteurs en retard
  • Articles d'inventaire en déplacement lent
  • Appuyez sur dans l'expertise de votre CPA

Comme vous le savez, un CPA effectuera une vérification de votre rapport financier; C'est la revendication traditionnelle de la renommée de l'ACP.Et l'ACP vous aidera à préparer vos déclarations de revenus.

Lors de l'audit, votre CPA peut trouver de sérieux problèmes avec vos méthodes comptables et les appeler à votre attention. De plus, le vérificateur de l'ACP soulignera toute lacune grave dans vos contrôles internes. Et il va sans dire que votre CPA peut vous donner de précieux conseils en matière d'impôt sur le revenu et vous guider à travers le labyrinthe des lois et des règlements fédéraux et des États sur l'impôt sur le revenu.

Vous devriez également envisager de profiter des autres services offerts par l'ACP. Un CPA peut vous aider à sélectionner, mettre en œuvre et mettre à jour un système de comptabilité informatisé qui convient le mieux à votre entreprise et vous donner des conseils d'expert sur de nombreux problèmes comptables, tels que les méthodes de répartition des coûts. Un CPA peut effectuer une analyse critique des rapports de comptabilité internes aux gestionnaires de votre entreprise et suggérer des améliorations dans ces rapports.

Un CPA possède de l'expérience dans un large éventail d'entreprises et peut recommander les meilleures pratiques pour votre entreprise. Au besoin, le CPA peut servir de témoin expert en votre nom dans des poursuites. Un CPA peut également être accrédité dans l'évaluation des entreprises, des conseils financiers, et des méthodes médico-légales, qui sont des spécialisations parrainées par l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).

Vous devez veiller à ce que les services de consultation fournis par votre CPA n'entrent pas en conflit avec l'indépendance de l'ACP requise pour la vérification de votre rapport financier. En cas de conflit, vous devez utiliser un CPA pour auditer votre rapport financier et un autre CPA pour les services de conseil.

Examinez de manière critique vos contrôles sur la malhonnêteté et la fraude des employés

Chaque entreprise est menacée par la malhonnêteté et la fraude - de l'intérieur et de l'extérieur. Votre réaction réflexe peut être que ce genre de choses ne pourrait pas se produire sous votre nez dans votre propre entreprise.

Prévenir la fraude commence par l'établissement et l'application de bons contrôles internes. Au cours de la vérification de votre rapport financier, l'ACP évalue vos contrôles internes. L'ACP vous rapportera toute lacune sérieuse. Même avec de bons contrôles internes et des audits réguliers, vous devriez envisager de faire appel à un expert pour évaluer votre vulnérabilité à la fraude et déterminer s'il existe des preuves de fraude.

Prêtez main forte à la préparation de vos rapports financiers

De nombreux chefs d'entreprise se penchent sur la préparation du rapport financier annuel de l'entreprise comme s'ils regardaient leur déclaration de revenus annuelle - c'est la tâche du comptable. C'est une erreur. Vous devriez participer activement à la préparation du rapport financier annuel. Vous devriez soigneusement penser à ce qu'il faut dire dans la lettre aux actionnaires qui accompagne les états financiers. Vous devriez également contribuer à l'élaboration des notes de bas de page des états financiers. Le rapport annuel est une bonne occasion de raconter une histoire fascinante sur l'entreprise.

Le propriétaire / gérant, le président ou le directeur général de l'entreprise a la responsabilité finale du rapport financier. Bien sûr, votre rapport financier ne doit pas être frauduleux et délibérément trompeur; Si c'est le cas, vous pouvez et serez probablement poursuivi.Mais au-delà de cela, les prêteurs et les investisseurs apprécient une discussion franche et honnête sur la façon dont l'entreprise a fait, y compris ses problèmes ainsi que ses succès.

Parlez de vos états financiers en tant que pro

À de nombreuses occasions, un directeur d'entreprise doit discuter de ses états financiers avec d'autres. Vous devriez trouver très bien informé et être très persuasif dans ce que vous dites. Ne pas comprendre vos propres états financiers n'inspire pas la confiance. À plusieurs occasions, y compris les suivantes, vos états financiers sont au centre de l'attention et vous devez en parler de façon convaincante:

Demander un prêt

  • Parler avec des particuliers ou d'autres entreprises qui pourraient être intéressées à acheter votre
  • Relations avec la presse
  • Traitement des salaires et des avantages sociaux par les syndicats ou d'autres groupes d'employés
  • Explication du plan d'intéressement à vos employés
  • Valorisation d'une participation dans un divorce ou une succession fiscalité
  • Communication des données des états financiers aux associations professionnelles nationales
  • Présentation du rapport financier annuel avant l'assemblée annuelle des propriétaires